Travaux de rénovation de bureaux professionnels

La rénovation de votre bureau peut également vous permettre d’améliorer le bien-être au travail en incorporant plus de lumière naturelle et en offrant à vos collaborateurs un choix d’espaces de travail où ils peuvent se concentrer, collaborer, se réunir ou simplement se détendre.

Un autre facteur peut être de répondre à la croissance organique de votre société et donc d’optimiser votre espace pour accueillir plus de personnel. Une planification efficace de l’espace et une définition claire de ce que vous attendez de votre nouveau lieu de travail peut répondre à ce besoin.

Il se peut aussi que vous approchiez d’une échéance ou d’un renouvellement de bail et que vous ayez entamé des discussions avec votre propriétaire, qui a offert de fournir des fonds pour rénover l’espace. Si tel est le cas, il s’agit de décider si l’espace existant, une fois rénové, peut être utilisé confortablement par votre entreprise pendant la durée du nouveau bail.

De plus, vous pouvez avoir l’impression que vos espaces existants ne sont pas utilisés efficacement et qu’une rénovation créerait un lieu de travail meilleur et plus efficace. C’est le cas, par exemple, lorsque les entreprises disposent de nombreuses salles de réunion ou d’autres espaces qui ne sont pas utilisés efficacement. Où les individus ou les petits groupes utilisent de grandes salles de conférence pour des appels ou des réunions informelles qui pourraient facilement avoir lieu dans des zones de discussion en petits groupes ou dans des groupes plus petits et privés.

Il est tellement important que vous en définissiez les raisons à un stade précoce, car toutes les organisations diffèrent et ont des exigences uniques. Il n’y a pas de solution universelle pour créer un milieu de travail qui vous conviendra, alors il est essentiel de garder cette liste de raisons à l’esprit tout au long du projet pour en assurer le succès global.

Vous avez donc passé du temps à définir les raisons pour lesquelles vous avez besoin de rénover votre bureau, et ensuite ?

→ Créer l’équipe projet en charge des travaux de rénovation de bureaux

Une fois que vous avez défini votre liste de raisons pour rénover votre bureau, il est temps de mettre sur pied une équipe pluri-disciplinaire et, surtout, d’avoir un responsable principal du projet à bord. Il doit s’agir d’une personne capable de prendre des décisions, de bien communiquer, d’avoir de l’expérience dans la gestion de budgets et, surtout, de quelqu’un qui veut créer un meilleur milieu de travail.

Après avoir choisi votre champion, vous devez décider qui d’autre doit être impliqué et aussi quelles compétences sont requises, la liste ci-dessous inclut des exemples des compétences requises pour mener à bien un projet.

• IT : La technologie sur le lieu de travail évolue à un rythme de plus en plus rapide. L’implication d’un informaticien est donc un choix judicieux pour vous garantir un nouveau lieu de travail à l’épreuve du futur d’un point de vue IT.
• RH : Le personnel peut avoir des préoccupations au sujet du nouveau milieu de travail et faire participer l’équipe des RH de façon proactive.
• Services généraux : Personne ne connaît mieux le bâtiment que l’équipe maintenance, il semble donc judicieux de les impliquer à un stade précoce.
• Marketing : La création d’un milieu de travail qui reflète votre marque et ses valeurs est cruciale ; il est donc important d’impliquer le marketing pour que vous obteniez l’élément d’image de marque adéquat.
• Opérations : Le fonctionnement quotidien de l’entreprise doit se poursuivre sans interruption pendant la remise à neuf, de sorte que la participation de l’équipe d’exploitation est indispensable.
• Finances : Il va sans dire que la participation d’un cadre supérieur de l’équipe des finances est cruciale. Quelqu’un qui peut gérer efficacement le budget et qui peut s’occuper de l’administration associée (lever les bons de commande, s’assurer que les factures sont payées …) est si important.

QUEL LIEU DE TRAVAIL VOUS CONVIENT LE MIEUX ?

C’est maintenant le moment de vous réunir en équipe et de discuter de ce que vous aimez et de ce que vous n’aimez pas dans votre milieu de travail actuel, et d’élaborer un bref exposé détaillé de ce que vous voulez réaliser.

Enfermez-vous dans une pièce quelque part (n’a pas besoin d’être au bureau) et faites une liste de souhaits pour votre nouveau lieu de travail. Cela peut aller de l’adoption de nouvelles technologies à l’adoption d’une nouvelle méthode de travail plus souple, en passant par l’accroissement de la collaboration et de la créativité jusqu’au type d’espace d’accueil que vous aimeriez.

Il est également important d’examiner les moyens de résoudre les problèmes qui existent dans le bureau actuel. Il peut y avoir un manque de communication régulière entre les différentes équipes, un manque de disponibilité des salles de réunion, des employés qui ne se sentent pas à l’aise de travailler loin de leur bureau ou qui ne peuvent prendre un appel privé ou professionnel. Toutes ces questions sont importantes à cerner et à inclure dans le mémoire pour quand vous commencez à parler avec la conception de bureau et de construire des entreprises.

Cette liste de souhaits initiale se transformera en cahier des charges, alors assurez-vous de tout inclure, sinon il est possible que les mêmes problèmes réapparaissent dans votre bureau nouvellement remis à neuf. Tous ces facteurs influenceront l’aménagement final du bureau, alors prenez le temps d’en discuter en détail, cela en vaudra la peine au bout du compte. Il convient également d’ajouter qu’il est préférable de ne pas se limiter aux membres de l’équipe projet, l’organisation d’une réunion d’entreprise pour obtenir le point de vue de l’ensemble des équipes peut également être d’une valeur inestimable.

Ainsi, votre équipe nouvellement constituée a discuté non seulement des raisons pour lesquelles votre bureau doit être rénové, mais aussi de ce que votre nouveau lieu de travail devrait vous apporter. C’est la base de votre cahier des charges ; que faire ensuite ?

Sélectionner l’entreprise en charge de vos travaux de rénovation de bureaux

Plus tôt vous choisirez un partenaire avec qui travailler pour concevoir et construire votre nouveau lieu de travail, mieux ce sera et plus tôt vous pourrez commencer à planifier. Plus vous disposez de temps pour vous engager avec le partenaire de votre choix, plus vous aurez de chances de réussir, car vous aurez passé plus de temps à élaborer votre mémoire et à définir exactement ce qui fonctionnera pour votre organisation.

CONVENIR D’UN BUDGET DE RÉNOVATION DES BUREAUX

La rénovation d’un bureau représente un investissement majeur pour votre organisation, il est donc important de vous assurer d’avoir un budget adéquat et d’explorer toutes les options qui s’offrent à vous. Le contractant général sélectionné devrait être en mesure de vous fournir ces informations. D’un point de vue réaliste, les coûts d’aménagement varient en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment :

• le type de bâtiment et d’espace à rénover
• l’âge du bâtiment
• l’état de ses services mécaniques et électriques (chauffage, climatisation, ventilation …)
• le niveau/la qualité des finitions et du mobilier requis
• Coûts de mise à niveau IT/AV

Nous communiquons normalement aux clients potentiels que les coûts varient de 200 € par mètre carré pour une rénovation de base jusqu’à plus de 1000 € par mètre carré pour des immeubles de standing. Il est utile de parler avec votre bailleur pour voir si ce dernier peut contribuer aux dépenses directement par le biais de franchises ou de loyer plus faible. Après tout la rénovation du bureau leur laissera un actif beaucoup revalorisé. L’examen des options de crédit-bail et des allégements fiscaux pertinents peut également s’avérer avantageux et vous permettre d’économiser un montant considérable à long terme. 

TRAVAILLER EN ÉTROITE COLLABORATION AVEC VOTRE PARTENAIRE EN RÉNOVATION DE BUREAUX

Maintenant que vous avez choisi un contractant général, nous j’espère, avec qui travailler et que vous avez convenu d’un budget pour réaliser le projet, il est temps de planifier le projet et de vous assurer que votre nouveau bureau sera livré à temps et dans les limites du budget. Votre partenaire peut vous aider à obtenir les autorisations et permis nécessaires auprès de votre propriétaire et, si nécessaire, des services d’urbanisme. Il est également important de s’assurer que les travaux bruyants et perturbateurs et les livraisons encombrantes sont programmés en dehors des heures de travail.

Si vous voulez que l’espace demeure un environnement de travail vivant pendant toute la durée du projet, il est très important de discuter des déménagements du personnel (puisque leurs espaces ont été rénovés), de l’attribution de locaux temporaires et de l’entreposage de l’équipement et du mobilier.

Il est essentiel à ce stade de convenir d’une approche opportune et progressive, où l’espace est divisé en blocs séparés, chacun devant être remis à neuf à son tour. Pendant l’élaboration du programme du projet, il est également essentiel que vous et votre équipe discutiez avec les concepteurs du bureau du style de design que vous souhaitez adopter avant de finaliser et d’approuver le design pour votre nouveau lieu de travail.

Ce processus peut comprendre une série de réunions de conception, d’ateliers, de voyages dans des show-rooms pour choisir des meubles et d’autres finitions et des visites dans d’autres bureaux pour déterminer vos goûts et vos aversions.

Conseil : C’est une période passionnante et vous devriez commencer à vous faire une idée précise de ce à quoi ressemblera votre nouveau bureau et n’oubliez pas que votre partenaire est là pour vous aider à chaque étape, alors si vous avez besoin d’aide ou d’explications, n’hésitez pas à nous interroger.

CHOISIR LE BON MOBILIER DE BUREAU

L’aménagement du bureau a été finalisé, votre plan de projet a été approuvé et tout le monde se prépare à déménager sur place pour livrer le projet, n’oubliez pas de passer un peu de temps à choisir le bon mobilier pour votre nouveau lieu de travail. Votre choix de mobilier est important car il doit refléter votre marque et sera l’élément le plus visible de votre nouveau lieu de travail. Passer du temps à évaluer et à choisir les sièges, les bureaux, les meubles de collaboration et les tables de réunion peut faire une énorme différence et vous aider à créer un lieu de travail qui reflète vraiment et qui fonctionne pour votre organisation.

Il est également important de choisir le bon mobilier pour les différentes zones du bureau. Ce que nous voulons dire ici, c’est que le choix d’un mobilier spécifique peut indiquer pour quoi un espace particulier est conçu :

• Canapés confortables pour favoriser la collaboration informelle
• Tables hautes pour favoriser les réunions debout rapides
• Cabines privées pour les appels où le personnel peut se concentrer
• Sièges ergonomiques pour le travail de bureau

Il y a une pléthore d’options disponibles et beaucoup de marques de meubles de qualité à choisir, il est donc conseillé de passer un peu de temps à visiter les show-rooms avec l’expert en mobilier de votre partenaire de rénovation de bureau et de prendre également en compte leurs conseils. Nous pouvons également vous mettre à disposition au sein de l’entreprise une cellule test.

Conseil : Choisir des meubles ergonomiques pour votre lieu de travail présente d’énormes avantages et vaut la peine d’être étudié et d’investir. La dernière chose que vous voulez, c’est des meubles qui ne sont pas confortables ou qui peuvent causer des blessures à long terme.

LA GESTION DE LA RÉNOVATION DES BUREAUX SUR PLACE

Au fur et à mesure que le projet avance sur le site et que le travail commence, il est important de s’assurer que tout le personnel est au courant de ce qui se passe, que le programme d’activités a été convenu et que votre partenaire de rénovation de bureau et votre équipe interne sont prêts à déplacer le personnel et le matériel conformément au plan. Il est également extrêmement important de maintenir un site propre pour éviter toute possibilité sans accident.

Voici d’autres facteurs à prendre en considération :

• Accès au stationnement pour les entreprises
• Accès aux installations pour les ouvriers et artisans
• Programmer des visites fréquentes sur place pour évaluer les progrès accomplis
• Organiser l’accès pour les travaux et les livraisons en dehors des heures d’ouverture
• Si l’immeuble héberge plusieurs occupants, s’assurer que les autres locataires savent ce qui est prévu
• Il est également essentiel que tous les éléments du nouveau design de bureau aient été approuvés en amont afin qu’il n’y ait aucun retard dans la livraison d’articles sur mesure comme la menuiserie ou les meubles fabriqués.
• Il est également important de s’assurer qu’il n’y a pas de perturbation des activités de travail normales en raison du bruit, des livraisons ou de tout autre élément associé au projet.

LA GESTION DU TRANSFERT DE VOTRE NOUVEAU BUREAU

Le projet est en cours, vos équipes et vous, commençaient à vous enthousiasmer pour votre nouveau lieu de travail et tout commence à se mettre en place ; alors comment gérer la transition vers le nouvel espace ?

Si vous avez convenu d’un transfert progressif de l’espace, la gestion de ce transfert et de la transition vers un tout nouvel environnement de travail est essentielle pour que le personnel puisse être rapidement opérationnel. Comme chaque bloc est remis à neuf et remis en état, le mobilier et l’équipement doivent être emménagés et installés prêts à l’emploi la semaine suivante (ces travaux se déroulent normalement sur un week-end et le personnel commence à travailler dans le nouvel espace le lundi suivant).

Les réunions régulières devraient mettre en évidence les problèmes ou les aléas de chantier à résoudre, ce qui vous laisse le temps de vous adapter, mais tout devrait se dérouler conformément au plan que vous avez convenu.

Au fur et à mesure que la rénovation du bureau touche à sa fin, prenez le temps d’évaluer votre nouvel espace en soulignant tout ce que vous aimeriez qu’il soit modifié, qu’il s’agisse d’un changement relativement mineur ou d’un changement plus grave. Votre objectif devrait être de vous assurer que tout est parfait lorsque votre personnel emménage et commence à travailler.

EMMÉNAGER DANS VOTRE NOUVEL ESPACE

Il est presque temps de déménager et il semble qu’il y a un million et une chose à régler à l’avance, mais où devriez-vous vous concentrer ?

La communication est essentielle à ce stade, non seulement avec vos partenaires de rénovation, mais aussi avec votre équipe de projet (n’ayez pas peur de déléguer) et, surtout, avec l’ensemble de vos équipes. Il est essentiel de s’assurer que tout le personnel sait ce qui se passe, à quoi s’attendre et à qui s’adresser.

Vous pouvez par exemple envoyer régulièrement des mises à jour par email, en organisant des réunions d’équipe avant le déménagement et en faisant visiter au personnel l’espace  » presque  » fini. En tenant tout le monde au courant, vous vous assurerez que la transition se fasse le plus harmonieusement possible et vous et votre équipe serez en mesure de répondre à vos questions et de régler les problèmes potentiels bien avant tout déménagement.

Le jour du déménagement final, organisez un petit-déjeuner d’équipe et demandez à votre champion de projet de s’adresser à tous ceux qui parlent du nouveau lieu de travail et de ce qu’il est conçu pour accomplir, avec un peu de temps pour les questions et réponses. Il est important que chaque utilisateur adopte son nouvel espace et soit au courant de toute nouvelle innovation (et de la façon de l’utiliser correctement).

Conseil : Montrez votre nouvel espace fabuleux et organisez une fête en invitant clients et salariés. C’est le début d’une nouvelle ère et cela vaut la peine de souligner l’occasion.