Vos futurs locaux vous conviennent-ils vraiment ?

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Start-ups et entreprises de croissance :

10 Questions à se poser avant de louer des bureaux

Que vous déménagiez ou que vous prolongiez votre bail dans votre immeuble de bureaux actuel, une étude de votre lieu de travail pourra vous confirmer que votre espace de travail répondra aux besoins actuels et futurs de vos équipes. Le niveau de détail de l’étude que nous vous rendront, peut varier du macro au micro.

En outre, nous pouvons passer en revue la façon dont votre entreprise travaille en identifiant la culture, le bien-être du personnel et les valeurs de la marque. A partir de ce rapport d’écaluation, nos consultants expérimentés en conception peuvent ensuite adapter leurs recommandations à vos besoins réels.

Nous vous accompagnons dés la sélection de vos cibles de bureaux à louer ou à acquérir, afin de bien en amont, vous assurer de faire le bon choix.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter via projet@kytom.com

Pourquoi la location de bureaux constitue un enjeu important pour les entreprises ?

Les conséquence sont importantes :

  • Évolution de la trésorerie à six mois
  • Maintien de la flexibilité de l’entreprise impératif

Si une société s’engage dans un mauvais choix d’espace de bureaux locatifs, elle risque d’immobiliser inutilement des capitaux qui auraient pu être mieux utilisés pour stimuler la croissance. Ce qui peut constituer un léger revers pour certaines entreprises, peut en briser d’autres.

Banque d'accueil sur mesure

1. Disposez-vous d’un plan de croissance clair?

Bien que cela puisse paraître évident, il est important de le mentionner : vous devez savoir exactement comment vous allez générer du chiffre d’affaires.

Les objectifs doivent être clairs comme de l’eau de roche et ultra-spécifiques. Par exemple, dire que vous allez générer plus de trafic vers le site Web de votre entreprise n’est pas suffisant. On doit savoir comment cela va être réalisé et combien vous espérez en retirer.

Il va de soi que les entreprises en démarrage sont réputées pour se surévaluer. Toutefois, lorsqu’il s’agit de signer un bail pour des locaux de bureaux, ces entreprises feraient mieux de rester prudentes dans leurs projections.

2. Quels sont les coûts initiaux ?

Bien que le prix de location mensuel puisse paraître avantageux sur le papier, il se peut qu’il ne soit pas aussi abordable une fois que les autres dépenses sont additionnées. Vous trouverez ci-dessous quelques coûts supplémentaires qui relèveront très probablement de votre responsabilité.

Dépôt de garantie : Il s’agit généralement d’une période de location de 1 à 6 mois. Selon le propriétaire, ce paiement peut être accepté en virement ou sous forme de lettre de crédit. Soyez prêt à remettre un compte de résultat et un bilan ou un relevé bancaire à l’appui de vos créances financières.

Honoraires d’avocat : Ne signez pas un bail sans le faire réviser par un avocat. Si le bail est assez simple, votre conseil peut même travailler pour un montant forfaitaire.

Meubles : À moins que vous n’envisagiez d’équiper votre espace de bureau de chaises de jardin et de plateaux en medium, vous aurez besoin d’investir dans du mobilier. De plus, il est nécessaire de recourrir aux services d’un bon space planner pour configurer efficacement leur implantation.

 Parking : Si vous êtes dans une grande région urbaine, vous devrez très probablement signer un contrat avec un parking à proximité.

Téléphone/Internet :

  • Est-ce que le bâtiment fournit Internet ?
  • Y a-t-il une ligne téléphonique incluse ?
  • Le réseau informatique LAN est-il installé ?

Assurance responsabilité civile des entreprises : Obtenez une police d’assurance qui couvre votre entreprise pour l’exploitation de locaux à bureaux. Doit être fait avant l’emménagement.

Améliorations locatives : Vous avez trouvé un espace parfait mais des travaux sont nécessaires ? Déterminez le coût de ces améliorations et décidez si elles en valent vraiment la peine.

Space planner Paris

3. Disposez-vous d’un plan de space planning, d’emménagement et de déménagement ?

Le temps est l’essence même de la croissance d’une startup technologique. Vous ne voulez pas attendre un mois avant que l’espace soit prêt à emménager, et vous ne voulez pas non plus avoir de responsabilités importantes lorsque vous déménagez. De plus, renseignez-vous sur les pénalités imposées en cas de rupture du bail. Serez-vous en mesure de payer ces frais au besoin ?

4. De combien d’espace avez-vous vraiment besoin ?

Il peut être difficile de fournir à votre agent immobilier une estimation ferme des besoins en espace. 

Bien que vous sachiez de combien de m2 bureaux vous avez besoin aujourd’hui, vous ne savez pas de combien de bureaux vous aurez besoin dans six mois. L’estimation de l’espace varie de 7 à 12 m2 par personne, variable selon la personne à qui vous le demandez. Voici d’autres éléments à prendre en considération :

  • Taux d’occupation maximum
  • Formes des espaces (les espaces rectangulaires sont plus flexibles)
  • Mobilier de bureau collaboratif
  • Nombre prévu d’embauches futures

À ce stade de votre recherche, notre service de space planning peut vous être d’une grande aide

Audit de site, implantation prévisionnelle, études capacitaires

5. Qu’est-ce qui est inclus dans votre contrat de bail ?

Le montant des avantages que vous obtiendrez dépendra du type de bail que vous signerez.
Tout comme il existe de nombreux types d’immeubles de bureaux, il existe de nombreux types de contrats de location.

6. De quelles commodités avez-vous besoin ?

Cuisines, entrepôts, salles de conférence, sécurité après les heures d’ouverture. Si vous vous attendez à ce que le personnel “mange, dorme et respire” au démarrage, vous aurez probablement besoin de tout ce qui précède. Vous voulez un espace confortable, tout en inspirant un excellent travail.
De plus, déterminez si vous aurez besoin d’une réceptionniste ou d’une adjointe administrative. Même si vous devez vous attendre à ce que les collaborateurs retroussent leurs manches au-delà des descriptions d’emploi, vous voulez aussi qu’ils consacrent la majeure partie de leur temps à des activités génératrices de revenus.

7. Allez-vous fièrement faire venir des personnes extérieures dans vos bureaux ?

Les investisseurs, les clients et les employés potentiels franchiront vos portes. Serez-vous ravi de leur montrer votre espace élégant ou embarrassé par l’absence d’ordre dés l’accueil ?
Bien que les investisseurs avisés ne jugeront pas votre entreprise sur la décoration, votre espace doit-il ressembler à un chantier ? Bien sûr que non. 

8. L’emplacement est-il attrayant ?

Un bon emplacement est à proximité du transport en commun, des aéroports et d’autres membres de la communauté technologique. Non seulement le fait d’être bien situé facilite l’embauche des meilleurs talents, mais il facilite aussi le réseautage avec des partenaires potentiels, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la ville.
Malheureusement, les meilleurs endroits sont aussi les plus chers. Le coût de la vie doit également être pris en compte, car il influe sur les besoins salariaux, le logement, le transport et le coût de la nourriture. La plupart des entreprises en démarrage qui louent des locaux à bureaux doivent faire des compromis à cet égard.

9. Pouvez-vous vraiment vous le permettre ?

Une fois que vous avez évalué tous vos coûts et vos besoins, il est temps d’être sérieux : pouvez-vous vraiment obtenir ce dont vous avez besoin à un prix abordable ?
Les démarrages peuvent changer rapidement, pour le meilleur ou pour le pire. Ce qui aide les jeunes entreprises à traverser les périodes difficiles, c’est une planification financière prudente. Les baux de bureaux fixes sont un engagement majeur pour toute entreprise, sans parler d’une entreprise en démarrage. Si vous savez que vous êtes prêt, félicitations ! Toutefois, si vous ne vous sentez pas en confiance après avoir examiné les chiffres, songez à la question suivante.

10. Avez-vous vraiment besoin de votre propre espace ?

De nombreuses entreprises de technologie en démarrage commencent à chercher des locaux à bureaux en supposant qu’elles ont besoin de leur propre espace. En réalité, ils n’ont besoin que d’un espace de travail dédié. Oui, c’est difficile de battre le niveau d’autonomie, de respectabilité et de professionnalisme qu’offre le fait d’avoir sa propre adresse. Mais est-ce nécessaire ?

Pas toujours…

Les entreprises qui se lancent peuvent maintenant obtenir l’emplacement, les commodités, la souplesse et le prestige dont elles ont besoin sans avoir à investir beaucoup de capital risque. Les espaces de coworking offrent des espaces de bureaux clés en main pour une fraction du coût. Sans contrat à long terme, la capacité de s’adapter rapidement aux nouveaux besoins en espace et le réseautage en plus, il n’est pas étonnant que tant d’étoiles de la technologie d’aujourd’hui aient choisi le coworking.

Besoin de conseils pour sélectionner et aménager vos bureaux ?