AMÉNAGEMENT D’UN BUREAU DE TRAVAIL

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Une étude de cas d’aménagement de bureau de travail performant

En janvier 2018, nous avons terminé le d’un de nos clients à son nouveau siège social situé à Pariss. 270 salariés sont maintenant logés sur un seul plateau de bureau haute performance conçu pour accroître la communication et la collaboration. Ce projet est le premier lieu de travail en open space établit ainsi une référence qualité en matière d’espaces de bureaux sains et durables.

L’organisation antérieure

Lorsque cette entreprise a cherché à déménager son siège social, l’équipe a décidé que l’expérience des employés serait très différente de ce qu’elle était auparavant. Les anciens bureaux étaient répartis sur huit étages et divisés en petites unités, ce qui signifie que les employés passaient rarement du temps ensemble sans planification préalable. Il y avait aussi des problèmes d’éclairage et de température.

Le déménagement a permis à notre client d’adopter une nouvelle stratégie en milieu de travail visant à accroître la communication et la collaboration entre les différents secteurs de l’entreprise. Cette entreprise a choisi une surface d’un seul tenant, où elle a pu réunir l’ensemble de l’entreprise sur un seul étage. Nous avons entrepris de rénover l’espace selon les normes les plus élevées en matière de bien-être et de durabilité, afin d’améliorer la satisfaction des employés et de respecter les engagements de l’entreprise en matière de durabilité.

 

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Actions spécifiques engagées avant et après les travaux d’agencement

L’approche initiale reflétait l’évolution des méthodes de travail. Afin d’ancticiper le processus de conception, nous avons effectué un sondage interne avant le déménagement qui a mis en évidence l’insatisfaction à l’égard de l’éclairage, de la qualité de l’air, du confort des postes de travail et de la technologie. Ces facteurs ont guidé la conception, par exemple :

  • Travail basé sur l’activité : différents environnements de travail pour les personnes à utiliser tout au long de la journée, y compris les bureaux assis-debout, les bureaux sur tapis roulant et une grande variété d’options de sièges à travers le bureau conçue pour compléter une journée de travail active.
  • Travail collaboratif : lieux de rassemblement pour les équipes, y compris des salles de réunion, des canapés confortables et des espaces de présentation informels.
  • Travail connecté : connexion automatique aux écrans dans les salles de réunion et les espaces de travail. Il existe également un service d’assistance de type concierge pour tout problème informatique.

Le projet a mis à l’essai la certification qualité sur l’aménagement, incorporant de nombreuses caractéristiques de bien-être, y compris :

  • Mode de vie sain : un bar à jus et des collations santé gratuites dans le centre social ; des douches pour encourager le sport ; des possibilités pour les collaborateurs de manger loin de leur bureau, comme le jardin terasse sur le toit.
  • Correction accoustique : des émetteurs à bruit blanc situés à des endroits stratégiques dans les open space réduisent les distractions sonores et augmentent le niveau d’intimité sans avoir besoin de cloisons physiques ; il y a également des pièces calmes, des cabines insonorisées et une bibliothèque avec des informations sur la santé et le bien-être.
  • Optimisation de l’éclairage : pour maximiser l’accès à la lumière naturelle, il y a des lignes de vue claires sans cloisons; l’éclairage artificiel est programmé pour ne pas être trop brillant ni trop terne ; les systèmes d’éclairage circadien correspondent au comportement de la lumière naturelle, changeant pour imiter le moment de la journée.
  • Qualité de l’air : niveaux plus élevés d’air frais ; spécification minutieuse des matériaux, de la peinture, de la colle et du vernis pour éliminer complètement les produits chimiques nocifs. C’était particulièrement important lors de l’achat de meubles.

La stratégie a été conçue pour respecter les engagements en matière de durabilité, notamment :

  • Obtenir 99,97 % des matériaux auprès de sources durables, soit 79 % d’aluminium recyclé, 44 % de dalles de moquette recyclées
  • Réduire de 11,5 % l’impact du CO2 par rapport aux conceptions initiales grâce à l’utilisation de matériaux intelligents, par exemple en réutilisant les meubles existants si possible, en spécifiant un vitrage sans cadre et en supprimant le plafond suspendu.
  • Équipements électriques portant l’étiquette Energy Star, y compris l’éclairage à DEL et des systèmes d’isolation et de régulation efficaces visant à réduire la consommation d’énergie opérationnelle.
  • Système complet de comptage de l’énergie et d’analyse des données de la logique de la demande pour aider à la mise en service des commandes du bâtiment et à l’évaluation et à l’amélioration de l’efficacité énergétique opérationnelle.

Économies financières

Moins de 3 % des coûts du projet ont été engagés pour les honoraires et le développement de la conception. Les environnements de bureaux de haute qualité conçus pour le travail par activité et construits avec des matériaux durables répondent déjà aux exigences HQE sans engendrer de coûts supplémentaires importants.

Avantages obtenus via cet aménagement de bureau de travail

Dans l’ensemble

  • Améliorer la communication et la collaboration avec les employés.
  • Favoriser la santé et le bien-être des employés.
  • Faire preuve de leadership en matière de durabilité.
  • Renforcer l’imagede l’entreprise

Sondage interne auprès des employés réalisé à l’issue du déménagement 

  • Plus de 90 % estiment que l’environnement de travail a un effect positif sur la culture du lieu de travail.
  • 88 % estiment que la nouvelle conception du bureau leur permet de travailler de manière productive, contre 67 % en moyenne mondiale, soit une augmentation de 20 % par rapport au bureau précédent.
  • Augmentation de 40 % de la satisfaction à l’égard de la qualité de l’air et de 25 % de la satisfaction à l’égard de l’éclairage.

Autres résultats

  • 18 % de réduction du nombre de courriels internes, les gens étant plus aptes à parler en personne.
  • Réduction de 65 % de l’impression grâce à l’utilisation des techniques d’affichage interactif des informations.
  • 11% d’économie de surface nette par rapport à l’ancien siège social, avec 40% de bureaux fixes en moins.

Défis et réalisations

Rénovation

Les rénovations se heurtent souvent à des contraintes liées à la construction d’origine. Les sous-traitants responsables des cloions, revêtements de sol et électricité ont été mis à contribution tôt dans le projet grâce à des ententes de services pré-construction. Cela a permis de disposer de plus de temps pour la conception et la prise en compte des objectifs de durabilité.

La relation avec l’équipe projet client était d’une importance capitale. Un esprit d’ouverture, de collaboration et de résolution de problèmes a été établi dès le début au sein de l’équipe de projet afin de s’assurer que les problèmes étaient portés à la table et résolus rapidement. Le travail d’équipe efficace et la collaboration au sein de l’équipe de projet ont été les facteurs les plus importants pour atteindre les deux normes.

Nous avons évalué la chaîne d’approvisionnement dès le début afin de déterminer quelles entreprises pourraient répondre aux normes de qualité de l’air. Bien que cela restreigne le choix des fournisseurs de meubles, cela signifie que les normes de qualité de l’air ont été respectées et que tous les crédits d’approvisionnement responsable ont été obtenus pour l’ensemble des meubles.

Nous avons également du vérifier l’information sur les COV. Cette mission a été réalisée sur l’ensemble du mobilier clients. Ce rôle est essentiel, car les meubles ont un effet direct sur la qualité de l’air.

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